Las personas son hoy en día el principal activo de las empresas, ya que sin ellas el desarrollo de la mayoría de las mismas no sería posible. A pesar de que todas las personas son importantes dentro de su organización, es evidente que algunas de ellas pueden ser especialmente relevantes hasta el punto de que la continuidad de la actividad puede resultar severamente comprometida.
Para poder identificar las personas clave dentro de la empresa, en primer lugar debemos observar el funcionamiento de la organización, preguntándonos por ejemplo:
- ¿Cuál es el proceso de producción de los bienes y/o servicios que está vendiendo?
- ¿Qué funciones cumple cada uno de los empleados de la empresa?
- ¿Cuál es la motivación de los clientes para adquirir los bienes o servicios que se ofrecen?
- ¿Cuál es su modelo y red de distribución?
- ¿Qué condiciones legales o de marca presenta su estrategia de distribución?
- ¿Qué relaciones internas tiene el personal de la empresa?
- ¿Alguien encarna la imagen de la empresa frente al público?
- ¿Qué dificultad existe para reemplazar a las personas más relevantes?
En este punto es conveniente analizar puestos, actividades, responsabilidades y personas, e inmediatamente después intentar responder a las siguientes preguntas ¿qué ocurriría si nos faltase una persona relevante en nuestra organización? y ¿se podría desarrollar la actividad en las mismas condiciones?
En este sentido, podemos inicialmente descartar aquellas funciones o trabajos que puedan ser fácilmente externalizables, trabajos mecánicos sin necesidad de aporte creativo o innovador, profesionales que puedan ser sustituidos de manera rápida y sin necesidad de una formación específica, o actividades realizadas por el colectivo de trabajadores de forma que una desviación en la actividad pueda repartirse fácilmente entre el resto de compañeros.
Nos centraremos, en consecuencia, en localizar aquellos perfiles, puestos o situaciones que convierten en clave a determinadas personas o puestos, como por ejemplo:
- Cuellos de botella. La expresión “cuello de botella” se refiere a aquellos puestos o personas por las que pasa gran parte del funcionamiento de la empresa (ya sea en producción, aprovisionamiento, control de calidad, administración, ventas, imagen, o tecnología) y cuya ausencia o mal funcionamiento pudiera provocar retrasos, sobrecostes o pérdidas. Evidentemente se deben evitar tener “cuellos de botella” en la medida de lo posible, pero cuando sean inevitables se deberán tener bien definidos los pertinentes planes de contingencias.
- Líderes internos. Se trata de personas que incluso sin tener una responsabilidad definida en el organigrama de la empresa ejercen una influencia natural sobre el colectivo de trabajadores y pueden condicionar las decisiones y el comportamiento de los mismos tanto en un sentido positivo como negativo.
- Titulaciones obligatorias. Existen innumerables actividades que solo pueden desarrollarse por personas u organizaciones especialmente habilitadas para ello, lo que puede suponer en algunos casos una cierta dificultad de reemplazo. Por ejemplo, en el sector sanitario los profesionales titulados suelen ser difíciles de reemplazar por el grado de confianza que desarrollan con los clientes/pacientes, ya que, en caso de perder a dicho profesional, parte de la clientela puede cambiar de centro médico. Un ejemplo de titulación privada o licencias de uso podemos encontrarlo en un concesionario oficial en el que el jefe de taller acumule todos los certificados de cualificación de la marca; en estos casos, se convierte en una pieza imprescindible ya que sin él la empresa no podrá realizar las operaciones con la garantía del proveedor, pudiendo suponer un elevado riesgo de pérdida de beneficios.
- Imagen de marca. En determinados negocios, buena parte de su prestigio puede gravitar en torno a una “figura” que les da sentido (por ejemplo, en un restaurante, un chef mediático).
- Red de Ventas. El personal de ventas de una empresa puede resultar de vital importancia ya que tiene el contacto directo con la clientela, lo que puede crear un vínculo personal que es tan beneficioso mientras ese empleado se mantiene en la organización como peligroso si desaparece de la misma, especialmente si se marcha a la competencia. El número de vendedores y el porcentaje de ventas que acumule cada uno de ellos marcará el nivel de dependencia de la empresa con su red comercial.
- Técnicos especialistas. El personal especialista puede suponer un riesgo similar al comentado en el caso del personal comercial.
- Responsables de compras. Como imagen simétrica a la red de ventas, los responsables de compras también pueden crear un vínculo y conocimiento con los proveedores que en caso de su falta dificulten un proceso tan crítico como el de compras; adicionalmente, son puestos claves en el ámbito reputacional, por lo que deben ser ocupados por personas de total confianza.
- Localizaciones comprometidas. En ocasiones la dificultad de reemplazar a una persona no se debe a que se requieran capacidades muy especiales, sino a que se trate de perfiles escasos o únicos en la zona.
Por todo ello, un análisis de detalle sobre las personas y los puestos claves en una organización es imprescindible para poder concretar las bases de una política de talento que garantice el poder en todo momento disponer del personal necesario para garantizar la consecución de los objetivos de negocio previstos por la propiedad.
