Tradicionalment, amb caràcter general, s’ha considerat que la continuïtat de les empreses quedava garantida amb la contractació d’assegurances de danys propis i de responsabilitat civil, i se pressuposava que, en cas que es produís alguna de les circumstàncies cobertes per les assegurances, la prestació d’assegurança i “la raça i l’experiència” de l’empresari eren elements suficients per continuar amb el desenvolupament normalitzat de l’activitat. Avui dia, se sap que això és insuficient.
Hi ha diverses maneres d’abordar un pla de continuïtat, en funció de les diferents contingències que es pretenen analitzar. Tanmateix, en qualsevol trobarem quatre passos bàsics que han d’estar previstos en tot cas per disposar d’un pla de continuïtat simple i eficient:
- Identificar i ordenar les amenaces.
- Analitzar-ne i quantificar-ne el possible impacte de cada una.
- Dissenyar un pla de contingències i recuperació per a cada amenaça.
- Implantar i auditar anualment el pla de continuïtat.
1. IDENTIFICACIÓ DE LES AMENACES
Podem dividir les amenaces per a la continuïtat de qualsevol empresa en diversos grups, en funció del tipus de conseqüències. Com a pas previ hem d’identificar els riscos que rauen en l’essència pròpia del negoci, com ara si els béns i els serveis que s’han de vendre tenen realment demanda en el mercat, si hi ha un espai per subsistir entre la competència o si la demanda es mantindrà en el futur. Aquests riscos no són objecte d’aquest estudi, ja que representen el risc empresarial com a base del negoci i pel que es justifica la persecució d’un benefici.
Una vegada superat aquest punt, podem ordenar les amenaces per a la continuïtat de l’empresa en tres grups principals de riscos:
- Riscos per danys materials als béns de l’empresa (immobles, maquinària, vehicles, mercaderies, equips informàtics, programes…) o per pèrdues de beneficis.
- Riscos per responsabilitats (danys i perjudicis a tercers derivats de l’activitat o actes incorrectes de gestió).
- Riscos per pèrdues de persones (defunció o incapacitat de socis, empleats clau, fuga de talent…).
2. ANÀLISI I QUANTIFICACIÓ DE LES AMENACES
Davant cadascuna de les amenaces identificades, hem d’estudiar les conseqüències que l’ocurrència del risc pugui representar per a la continuïtat de l’activitat en termes de probabilitat d’ocurrència del fet i d’intensitat del perjudici possible. L’activitat desenvolupada i els béns amb els quals es treballa ens orienten sobre on són els riscos principals per a cada tipus d’empresa.
Així, ens hem de centrar en riscos d’incendi en empreses que treballin amb materials inflamables o processos de calor, riscos de robatori en empreses amb béns cobejables o impossibilitat del control d’accés, riscos de responsabilitat civil en activitats relacionades amb la salut o la imatge, riscos sobre les mercaderies en empreses de transport o riscos sobre les persones quan desenvolupin treballs perillosos per a la integritat física.
Hem de fer servir els referents de pèrdua màxima possible i pèrdua màxima probable per quantificar les amenaces en cada cas, tenint en compte les mesures de prevenció i protecció que ja estiguin implantades per reduir tant la probabilitat com l’import de la pèrdua.
3. DISSENY DEL PLA DE CONTIGÈNCIES I RECUPERACIÓ
Una vegada identificades, analitzades i quantificades les amenaces per a l’empresa, hem de prendre decisions sobre cada una. En aquest sentit, les opcions principals són les següents:
- Assumir el risc, perquè:
- És l’essència del negoci.
- La possible afectació no és prou important per afectar la continuïtat de l’empresa.
- La probabilitat d’ocurrència és gairebé insignificant.
- El possible import de la pèrdua no justifica el cost de prevenció o protecció. Per exemple, no assegurar la ruptura de vidres per semblar poc rellevant, i assumir-ne la substitució si s’arriba a produir.
- Evitar el risc, i deixar de fer l’activitat o una part per semblar inassumible el risc o ser poc rellevant per a l’activitat. Per exemple, deixar de vendre pirotècnia en un basar per evitar el risc elevat d’explosió.
- Prevenir, i incorporar mesures de protecció i protocols de seguretat, per minimitzar la probabilitat d’ocurrència del sinistre o reduir-ne l’impacte. Per exemple, instal·lar alarmes de robatori o detectors de fum.
- Transferir el risc, i contractar assegurances que cobreixin l’eventualitat dels riscos estudiats o fins i tot externalitzar activitats el risc de les quals sigui superior al que l’empresa està disposada a mantenir a les instal·lacions. Per exemple, un fabricant de mobles que externalitza els treballs de pintura i lacatge o contracta una assegurança de danys.
Una vegada presa la decisió de com actuar davant cada risc, la qual cosa pot implicar la combinació de diverses de les opcions que s’han indicat, es pot dissenyar un pla de contingències. Aquest pla no ha de contenir només els detalls dels riscos, les cobertures d’assegurances que es decideixin subscriure i les mesures de prevenció o protecció, sinó que, a més, ha de detallar el protocol d’actuació en cas que es produeixi la contingència, incloses totes les accions que s’han de portar a terme després del succés, el personal afectat pel pla o els responsables d’atendre cadascuna de les tasques.
Per al cas de danys materials, cal tenir una relació de possibles proveïdors i fins i tot pressupostos per reparar o reconstruir immobles, reparar o reposar maquinària i equips, estudis dels costos i els temps o informació sobre eventuals permisos d’obra.
Per al cas de danys personals o per pèrdua de persones, la informació rellevant s’ha de centrar en la situació del mercat laboral, amb la possibilitat i el cost de contractació tant de personal fix com temporal per cobrir possibles baixes d’empleats o preveure la formació d’aquests actius. En cas que hi hagi persones clau, el pla de contingències ha d’incloure un estudi dels càrrecs més vitals de l’empresa i, almenys, informació de possibles empreses o centres de formació on buscar els possibles substituts. Per acabar, en casos de pèrdua de socis, el pla de contingències s’ha de centrar en la formalització d’una solució jurídica finançada que permeti garantir la continuïtat de l’activitat, per a la qual es pugui requerir capital (l’assegurança pot proveir el que calgui).
4. IMPLANTACIÓ I AUDITORIA DEL PLA DE CONTINUÏTAT
En primer lloc, s’han de fer els simulacres de les diferents possibilitats de sinistres, s’han d’actualitzar els pressupostos de reparació o reposició dels béns productius per adequar les assegurances de cobertura subscrites i s’han de revisar els protocols d’actuació en cas d’emergències i, en general, qualsevol aspecte que pugui afectar el pla de continuïtat que s’hagi dissenyat.
Posteriorment, amb una certa periodicitat (es recomana fer-ho anualment), s’ha d’abordar, de la mà d’un especialista en gerència de riscos, un procés de revisió del pla de contingències i del programa d’assegurances per mantenir intactes les possibilitats de continuïtat de l’activitat en tot moment.
